Solución Colaborativa de Prevención de Fraude Luminate

NORMAS DE FUNCIONAMIENTO DEL FICHERO LUMINATE

A continuación, se exponen las Normas de Funcionamiento que regulan el Fichero Luminate.

INTRODUCCIÓN

A continuación, se describen las Normas de funcionamiento del Fichero Luminate, fichero de intercambio de información entre las entidades participantes con finalidad de prevención del fraude y verificación de datos.

ARTÍCULO 1: OBJETO

SECCIÓN 12.- PRINCIPIOS GENERALES.

Las presentes Normas regulan el funcionamiento del FICHERO LUMINATE que es un sistema de comparación de solicitudes en el sector financiero, de financiación alternativa, telecomunicaciones y suministro de servicios con finalidad de prevención del fraude. El FICHERO LUMINATE está constituido por el conjunto de datos relativos a las operaciones y solicitudes de los solicitantes o clientes de las ENTIDADES PARTICIPANTES. Dicho tratamiento se realizará sobre la base del principio de información facilitado por las ENTIDADES PARTICIPANTES al solicitante o cliente en los términos establecidos en el artículo 5 de las presentes Normas.

La finalidad del servicio del FICHERO LUMINATE consiste en el intercambio de información entre las ENTIDADES PARTICIPANTES para la prevención del fraude mediante la generación de alertas a través de la comparación de solicitudes en el sector financiero y de financiación alternativa.

El servicio del FICHERO LUMINATE puede ofrecerse en distintas modalidades, las cuales estarán sujetas a sus propios términos y condiciones, los cuales incluirán las presentes Normas de Funcionamiento del FICHERO LUMINATE que completarán y complementarán los referidos Términos y Condiciones.

En el marco de la prestación del Servicio del FICHERO LUMINATE se constituye una COMISIÓN DE CONTROL, como órgano de supervisión, que resolverá con la debida diligencia las controversias generadas entre los interesados, solicitantes y clientes con las entidades participantes en el fichero y el responsable del fichero.

ARTÍCULO 2: DEFINICIONES

En estas Normas, salvo que de su contexto se derive lo contrario, las siguientes palabras y expresiones tienen el significado que se les atribuye a continuación:

• AFECTADO O INTERESADO: cualquier persona fisica titular de los datos objeto de tratamiento.

• ASNEF-EQUIFAX: en adelante, ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, titular de la propiedad intelectual del FICHERO LUMINATE y responsable del mantenimiento y gestión del servicio y que le corresponde, como encargado del tratamiento de las ENTIDADES PARTICIPANTES, llevar a cabo el procesamiento de las solicitudes aportadas al FICHERO conforme las instrucciones facilitadas por cada una de las entidades y en todo caso de acuerdo con lo estipulado en el acuerdo que se suscriba y en estas Normas de Funcionamiento.

• COMISIÓN DE CONTROL: órgano de supervisión de las presentes Normas de Funcionamiento cuya función principal es garantizar el cumplimiento de las medidas adoptadas en estas y cuya constitución y funciones se definen en las presentes Normas de Funcionamiento.

• CONSULTOR DEL SERVICIO LUMINATE: empleado de ASNEF-EQUIFAX IBÉRICA, que asesorará a las ENTIDADES PARTICIPANTES en la definición de la política de reglas previo a la puesta en producción y durante la prestación del Servicio vinculado al FICHERO LUMINATE asegurando que las reglas definidas cumplen con la finalidad propia del servicio.

• COORDINADORES: personas que, dentro de las áreas de prevención del fraude de cada una de las ENTIDADES PARTICIPANTES, tienen la función de controlar la información que se consulta y aporta al FICHERO LUMINATE además de velar por el cumplimiento riguroso de las presentes Normas de Funcionamiento con el compromiso de realizar sus funciones con la debida diligencia. Los COORDINADORES se comprometen al cumplimiento de las funciones y obligaciones señaladas en las presentes Normas de Funcionamiento.

• DATOS CONSISTENTES/CONGRUENTES: información relativa a los datos similares vinculados en diferentes solicitudes informadas al FICHERO LUMINATE por las ENTIDADES PARTICIPANTES que ayudan a conformar la consistencia de una identidad para ayudar a prevenir el fraude y la verificación de datos.

• DATOS DE LAS SOLICITUDES/OPERACIONES: datos aportados al FICHERO LUMINATE por las ENTIDADES PARTICIPANTES relativos a las solicitudes de operaciones recibidas.

• DATOS IRREGULARES: información relativa a las discrepancias alertadas por las reglas definidas por la entidad derivadas del contraste de la información entre la solicitud consultada con las solicitudes/operaciones incluidas en el FICHERO LUMINATE.

• ENTIDADES PARTICIPANTES: en adelante, CORRESPONSABLES DEL FICHERO, entidades o que participan en el FICHERO LUMINATE. Son las corresponsables del fichero conforme la normativa de protección de datos y, que se han adherido a las presentes Normas. Las entidades que podrán participar en el FICHERO LUMINATE deberán pertenecer al sector financiero, pago aplazado, telecomunicaciones o de suministro de servicios.

• EQUIFAX IBÉRICA, S.L.: en adelante, SUBENCARGADO DEL SERVICIO, proveedor tecnológico de ASNEF-EQUIFAX y encargado de las operaciones técnicas relativas al alojamiento, mantenimiento, procesamiento y ejecución del FICHERO LUMINATE.

• FICHERO LUMINATE: sistema común de intercambio de información que tiene como objetivo identificar irregularidades, inconsistencias o incongruencias en los datos de las solicitudes de operaciones y operaciones informadas al fichero por las entidades participantes con la finalidad de prevención del fraude y verificación de datos. El FICHERO LUMINATE tiene carácter multisectorial y se rige por las disposiciones establecidas en las presentes Normas de Funcionamiento del FICHERO LUMINATE.

• NORMAS DE FUNCIONAMIENTO DEL FICHERO LUMINATE: en adelante, las Normas de Funcionamiento: normas de obligado cumplimiento para las ENTIDADES PARTICIPANTES en el FICHERO LUMINATE y que tienen como finalidad el establecimiento del régimen de funcionamiento común y la delimitación de las obligaciones que corresponden a las ENTIDADES PARTICIPANTES y al ENCARGADO del FICHERO LUMINATE en cumplimiento de los objetivos establecidos para el funcionamiento del FICHERO LUMINATE. Las Normas de Funcionamiento del FICHERO LUMINATE establecen un régimen común de funcionamiento entre todas las ENTIDADES PARTICIPANTES y la suscripción a las mismas significa un obligado cumplimiento de estas para las ENTIDADES PARTICIPANTES.

• REGLAS: premisas de negocio definidas por cada entidad conforme su política de prevención de fraude, que se configuran dentro del servicio del FICHERO LUMINATE y que tienen por objeto identificar datos irregulares y/o datos consistentes en las solicitudes consultadas, así como comportamientos anómalos durante el seguimiento de las operaciones.

• SOLICITUD: información relativa a las operaciones solicitadas por las personas físicas o jurídicas a las ENTIDADES PARTICIPANTES con la finalidad de obtener una financiación o servicio e informadas al FICHERO LUMINATE.

• SOLICITUD CONCEDIDA: solicitud consultada al FICHERO LUMINATE y que tras el análisis realizado por la ENTIDAD PARTICIPANTE es concedida por ésta.

• SOLICITUD INCONGRUENTE: solicitud de una operación consultada al FICHERO LUMINATE y que tras el análisis de las reglas alertadas por el sistema o durante un momento posterior a la concesión de la misma, la ENTIDAD PARTICIPANTE identifica un claro indicio de operativa fraudulenta avalado por la suficiente prueba documental.

• SOLICITUD INCONSISTENTE: solicitud de una operación consultada al FICHERO LUMINATE y que tras el análisis de las reglas alertadas por el sistema o durante un momento posterior a la concesión de la misma, la ENTIDAD PARTICIPANTE identifica una sospecha de indicio de operativa fraudulenta, pero de la que carece la suficiente prueba documental.

• SOLICITANTE DE OPERACIÓN: persona fisica o jurídica que solicita una operación, formalizando en algunos casos la misma ante las ENTIDADES PARTICIPANTES.

• SOLICITUD VINCULADA: solicitudes de operaciones del Fichero LUMINATE que se vinculan con la solicitud consultada por las reglas definidas.

ARTÍCULO 3: OBJETO

Las presentes Normas de Funcionamiento regulan la operativa del FICHERO LUMINATE consistente en un sistema de compartición de información proveniente de las solicitudes de operaciones y operaciones enviadas por las ENTIDADES PARTICIPANTES en el FICHERO LUMINATE con el objeto de identificar irregularidades o consistencias en la información con la finalidad de prevenir fraude y verificar los datos en el momento de recibir la solicitud y durante el seguimiento de la operación.

El tratamiento de datos se realizará sobre la base jurídica del interés legítimo de las ENTIDADES PARTICIPANTES de prevenir operaciones fraudulentas que les supongan pérdidas y perjuicios económicos. Igualmente se constituye una COMISIÓN DE CONTROL, como órgano de supervisión, que resolverá con la debida diligencia las controversias generadas entre los interesados, solicitantes con las ENTIDADES PARTICIPANTES en el FICHERO LUMINATE y el CORRESPONSABLE del FICHERO LUMINATE. Así como las posibles controversias que puedan surgir entre las ENTIDADES PARTICIPANTES.

ARTÍCULO 4: CORRESPONSABLE DEL FICHERO Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Las ENTIDADES PARTICIPANTES son las corresponsables del tratamiento del FICHERO LUMINATE, y que tienen el interés legítimo de prevenir fraude en las solicitudes de operaciones y operaciones. Como tales deberán aparecer en el Registro de Actividad del Tratamiento.

ASNEF-EQUIFAX es la propietaria intelectual del FICHERO LUMINATE y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de las ENTIDADES PARTICIPANTES, encargado de realizar, en nombre y por cuenta de estas, los tratamientos de datos necesarios para garantizar la prestación del servicio vinculada al FICHERO LUMINATE de acuerdo con sus instrucciones, conforme las Normas de Funcionamiento establecidas.

ARTÍCULO 5: ENTIDADES PARTICIPANTES EN EL FICHERO LUMINATE

La participación en el FICHERO LUMINATE únicamente se permitirá a aquellas entidades que pertenezcan a los sectores descritos anteriormente y que se adhieran y comprometan al cumplimiento de las obligaciones recogidas en las presentes Normas de Funcionamiento.

Las ENTIDADES PARTICIPANTES serán corresponsables de:

• La finalidad y uso del tratamiento que cada uno, de manera individual haga, mediante la incorporación de los datos de los solicitantes de operaciones y operaciones al FICHERO LUMINATE al que podrán acceder otras ENTIDADES PARTICIPANTES para realizar comparaciones y detectar datos irregulares de las solicitudes/operaciones incluidas en el FICHERO LUMINATE.

• De manera individual del contenido del tratamiento, asegurándose de que la información facilitada al FICHERO LUMINATE por cada una de ellas, sea veraz, exacta, completa y puesta al día.

En este sentido, cada ENTIDAD PARTICIPANTE deberá analizar los datos irregulares alertados sobre sus solicitudes enviadas antes de dictaminar la solicitud como "Incongruente", "No concluyente", "Correcta", etc. Del mismo modo, cada ENTIDAD PARTICIPANTE informará de los distintos estados de sus propias solicitudes/operaciones aportadas en el FICHERO LUMINATE.

ARTÍCULO 6: INFORMACIÓN A LOS SOLICITANTES O CLIENTES.

Cada ENTIDAD PARTICIPANTE deberá cumplir con el Principio de Información establecido en el artículo 13 del RGPD, informando a sus SOLICITANTES del tratamiento de sus datos personales con finalidad de prevención del fraude y verificación de datos.

En concreto, cada ENTIDAD PARTICIPANTE deberá informar a sus solicitantes y clientes de los siguientes puntos:

1. Participación de la entidad en el FICHERO LUMINATE, especificando la finalidad del mismo, el rol adoptado, los datos que podrán ser objeto de inclusión y el tipo de actividad en la que actúan las ENTIDADES PARTICIPANTES.

2. Base jurídica del tratamiento.

3. Destinatarios o categorías de los destinatarios de los datos personales.

4. Plazo de conservación de los datos.

5. Forma en la que los interesados ejercitan sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y limitación del tratamiento.

6. Identidad y dirección donde se pueden ejercer los derechos antes mencionados.

7. La existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles.

8. Derecho a presentar una reclamación ante la Comisión Nacional de Protección de Datos.

Esta información deberá figurar de forma clara y legible en los modelos de solicitud $y/o$ de contratación de operaciones de cada una de las ENTIDADES PARTICIPANTES. Podrán, no obstante, las ENTIDADES PARTICIPANTES utilizar otros medios para recoger dicha información, siempre y cuando puedan acreditar que el interesado haya tenido acceso a su contenido. Aunque es recomendable, este deber de informar no es exigible para las solicitudes y operaciones de personas jurídicas.

SECCIÓN 2º.- RÉGIMEN DE RESPONSABILIDAD

ARTÍCULO 7: OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES

• 7.1. Cada ENTIDAD PARTICIPANTE es responsable de que la información que facilite al FICHERO LUMINATE, sea veraz, exacta, completa y puesta al día.

• 7.2. Cada ENTIDAD PARTICIPANTE asumirá cualquier responsabilidad que pudiera derivarse de la información que facilite al FICHERO LUMINATE, comprometiéndose a enviar, actualizar y cancelar la información conforme a lo dispuesto en las normas establecidas.

• 7.3. Cada ENTIDAD PARTICIPANTE deberá cumplir con el principio de transparencia e información respecto de los SOLICITANTES cuyos datos vayan a ser aportados al FICHERO LUMINATE, de conformidad con lo establecido en las presentes Normas de Funcionamiento.

• 7.4. Las ENTIDADES PARTICIPANTES se comprometen a colaborar con el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO para que éste cumpla con sus obligaciones señaladas en las presentes Normas de Funcionamiento, o con la COMISIÓN DE CONTROL, como órgano de supervisión, facilitando la documentación necesaria para acreditar la veracidad y exactitud de los datos aportados al FICHERO LUMINATE ante una reclamación de un Órgano Público competente.

• 7.5. Cada una de las ENTIDADES PARTICIPANTES se responsabilizará de manera individual, de la confidencialidad y del buen uso que, por su parte, se realice de la información contenida en el FICHERO LUMINATE, mediante el cumplimiento de las disposiciones establecidas en las Normas de Funcionamiento, evitando el tráfico de esta o su uso inadecuado y comprometiéndose a no divulgar por ningún medio la información contenida en el FICHERO LUMINATE.

• 7.6. Asimismo, las ENTIDADES PARTICIPANTES impedirán la utilización de la información contenida en el FICHERO LUMINATE para cualquier otra finalidad distinta o incompatible con las previstas en las presentes Normas de Funcionamiento.

• 7.7. Cada ENTIDAD PARTICIPANTE se compromete a atender las solicitudes de ejercicio de derechos que los interesados le pudieran dirigir en los términos y plazos establecidos legalmente.

• 7.8. Cada ENTIDAD PARTICIPANTE se responsabilizará de la correcta designación de las personas definidas como interlocutores o COORDINADORES que, dentro de su organización, velarán por el correcto cumplimiento de las Normas de Funcionamiento. Las ENTIDADES PARTICIPANTES asumirán, a través de sus COORDINADORES las obligaciones fijadas al respecto.

• 7.9. Cada ENTIDAD PARTICIPANTE se obliga a incluir en sus cláusulas informativas, políticas o manuales de privacidad información sobre los medios empleados para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos obtenidos del FICHERO LUMINATE, especialmente en lo relativo a la confidencialidad, así como un apartado relativo a las funciones y obligaciones del COORDINADOR que actuará conforme a lo previsto en las presentes Normas de Funcionamiento y así como en relación con el tratamiento de sus datos personales con la finalidad de cumplimiento de las disposiciones de las Normas de Funcionamiento.

• 7.10. La información contenida en el FICHERO LUMINATE tiene un carácter objetivo y, por tanto, la ENTIDADES PARTICIPANTES del servicio, serán responsables de las decisiones que tomen con base en la alerta recibida y en la política de reglas configurada por cada una de ellas.

• 7.11. Las ENTIDADES PARTICIPANTES cumplirán con las decisiones adoptadas por la COMISIÓN DE CONTROL y se someterá a su criterio.

• 7.12. La Corresponsabilidad a efectos de la normativa de protección de datos, no implica una responsabilidad conjunta de las ENTIDADES PARTICIPANTES en los casos en los que exista un incumplimiento de la normativa de aplicación. Cada una de las ENTIDADES PARTICIPANTES, así como el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO será responsables individuales de los incumplimientos de la normativa de aplicación, en los que cada uno, de manera individual, pueda incurrir, sin que dicha responsabilidad pueda ser extendida al resto de participantes.

ARTÍCULO 8: OBLIGACIONES DE LOS INTERLOCUTORES O COORDINADORES DESIGNADOS POR LAS ENTIDADES PARTICIPANTES.

• 8.1. Cada ENTIDAD PARTICIPANTE en el FICHERO LUMINATE, deberá designar a una persona o personas que actuarán como COORDINADOR dentro de su organización.

• 8.2. Constituyen las funciones y obligaciones de los COORDINADORES, las siguientes:

  1. El tratamiento de datos personales en el FICHERO LUMINATE, entendiendo por tal el tratamiento de la información generada por las alertas recibidas, así como el análisis de las alertas generadas, modificación y cancelación de la información aportada por la ENTIDAD PARTICIPANTE. También serán responsables de la actualización de los estados de las operaciones durante la permanencia de estas en el FICHERO LUMINATE.

  2. Contestar las solicitudes de ejercicio de derechos recibidas, así como la remisión al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de cuanta información o documentación le sea requerida.

  3. Resolver, en el mínimo plazo posible, las operaciones en estudio alertadas para el correcto funcionamiento del FICHERO LUMINATE, informando al FICHERO LUMINATE de la decisión de dicho análisis. Así como de la comunicación de los casos de Incongruencia o No Concluyente con posterioridad al análisis de las operaciones alertadas y de la información de concesión de las solicitudes.

  4. Designar las personas encargadas de asumir sus funciones en los periodos en los que no esté disponible.

  5. Colaborar con la COMISIÓN DE CONTROL, aportando cuanta información requiera para el cumplimiento de las funciones que le son propias.

  6. Velar, en el seno de su organización, por el cumplimiento de las especificaciones establecidas en las Normas de Funcionamiento con compromiso de realización de sus funciones con confidencialidad y deber de secreto.

  7. Participar en la definición de la política de prevención de fraude y verificación de datos de su entidad de forma conjunta con ASNEF-EQUIFAX.

ARTÍCULO 9: OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

• 9.1. Medidas de Seguridad: El ENCARGADO DEL TRATAMIENTO dotará al mismo de las adecuadas medidas de seguridad, de acuerdo con lo dispuesto en las Normas de Funcionamiento, a fin de garantizar la confidencialidad de la información, evitando el tráfico de esta o su uso inadecuado, comprometiéndose igualmente a no divulgar por ningún medio la información.

• 9.2. Ejercicio de Derechos: El ENCARGADO DEL TRATAMIENTO llevará a cabo la correcta tramitación de las solicitudes de ejercicios por los interesados de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y limitación, en los términos que se especifican en la Sección tercera de las Normas.

• 9.3. Funcionamiento y coordinación de la Comisión de Control: Forma parte de las obligaciones del ENCARGADO, el correcto funcionamiento de la COMISIÓN DE CONTROL, cuya constitución y funciones se detallan en las presentes NORMAS y, en concreto, garantizar que dicha COMISIÓN se encuentre debidamente constituida y garantizar la coordinación entre sus miembros en cumplimiento de sus funciones.

• 9.4. Gestión de la Plataforma: El ENCARGADO se responsabilizará de la adecuada gestión tecnológica, así como de aquellas actividades que garanticen la prestación de servicios informáticos y cumplimiento de las disposiciones de la LOPDGDD, en especial, respecto a los derechos individuales de las personas físicas incorporadas en el FICHERO LUMINATE, incluyendo la realización y gestión de los controles necesarios que garanticen que no se realizará un uso indebido del FICHERO LUMINATE y del mantenimiento de las medidas de seguridad.

ARTÍCULO 10: APORTACIÓN DE INFORMACIÓN

Los COORDINADORES dentro de la organización de cada ENTIDAD PARTICIPANTE podrán informar, del dictamen, modificar o cancelar la información enviada al FICHERO LUMINATE velando por la calidad de la información incluida en el FICHERO y asumiendo las obligaciones atribuidas en las presentes Normas de Funcionamiento.

Las ENTIDADES PARTICIPANTES se comprometen a aportar al FICHERO LUMINATE toda la información referente a las solicitudes de operaciones y operaciones que reciban de sus clientes por cualquier canal.

Cada ENTIDAD PARTICIPANTE deberá informar de las operaciones Incongruentes, No concluyentes y Posibles Suplantaciones de Identidad cuando éstas se produzcan; ya sea tras el análisis de la información o durante el seguimiento de la operación.

ARTÍCULO 11: PERMANENCIA DE LOS DATOS EN EL FICHERO.

Sin perjuicio de lo establecido en las presentes Normas de Funcionamiento para el ejercicio de derechos en relación a la rectificación o cancelación de datos establecida por el propio interesado, los datos contenidos en el FICHERO LUMINATE se cancelarán:

• De manera general a los 3 años desde la fecha de inclusión.

• En el caso de solicitudes de operaciones y operaciones en estado Incongruentes, No Concluyentes y Posibles Suplantación de Identidad, y las operaciones vinculadas a éstas, se cancelarán a los 5 años.

• Respecto de la revisión de solicitudes de operaciones recibidas por canales no presenciales, la ENTIDAD PARTICIPANTE deberá suprimir los datos a los 45 días desde la fecha de consulta/aportación si durante dicho plazo no hubiera el soporte documental adecuado.

Los plazos anteriores se computarán a partir de la fecha de inclusión en el FICHERO LUMINATE.

En el caso de que el servicio del FICHERO LUMINATE se refiera a una modalidad concreta, se tendrá en cuenta, si las hubiera, las previsiones recogidas sobre la permanencia de los datos en el FICHERO LUMINATE para esa modalidad concreta del servicio del FICHERO LUMINATE.

ARTÍCULO 12: ACTUACIÓN ANTE LA EXISTENCIA DE DATOS INCORRECTOS O INEXACTITUDES.

Constituye una obligación de cada uno los COORDINADORES de cada ENTIDAD PARTICIPANTE que participa en el FICHERO LUMINATE actuar con agilidad para solventar las situaciones en las que subsistan en el FICHERO LUMINATE datos incorrectos o inexactos, con el fin de que se cancelen de oficio o corrijan con la debida diligencia.

Por su parte, el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, procederá de la misma forma y bajo el procedimiento que a continuación se señala. El procedimiento para estos supuestos será el siguiente:

• El COORDINADOR una vez conocido, por cualquier medio, que los datos por él aportados al FICHERO LUMINATE son objeto de cualquier tipo de irregularidad, dará de baja o rectificará la información en el mismo día en que la conozca, o como máximo en el día siguiente hábil.

• En los casos en los que el COORDINADOR conozca, por cualquier medio, que los datos por él aportados al FICHERO LUMINATE presentan indicios o dudas de cualquier tipo de irregularidad, lo informará al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, que marcará la operación en el mismo día en que la conozca o, como máximo, en el siguiente día hábil. Dicha marca permanecerá durante el plazo de una semana. Transcurrido dicho plazo sin que el COORDINADOR haya confirmado la veracidad de la información haya rectificado los datos correctos o inexactos o haya dado de baja la información, el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO suprimirá automáticamente la operación marcada.

ARTÍCULO 13: SEGURIDAD DEL FICHERO

El FICHERO LUMINATE tiene implantado un servicio de seguridad, adecuado a lo dispuesto en la normativa de protección de datos. La responsabilidad sobre el cumplimiento de las obligaciones relativas al alojamiento, gestión y procesamiento de los datos incluidas en el FICHERO LUMINATE corresponden al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

SECCIÓN 3ª CONTROL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DEL FICHERO LUMINATE

ARTÍCULO 14: COMISIÓN DE CONTROL

• 14.1. Constitución: Con anterioridad a la entrada en funcionamiento del FICHERO LUMINATE concluidos los trámites y pruebas necesarias, se constituirá formalmente una COMISIÓN DE CONTROL como órgano de supervisión con el fin de garantizar el cumplimiento de las presentes Normas de Funcionamiento. La COMISIÓN DE CONTROL actuará con plena independencia de las ENTIDADES PARTICIPANTES en el ejercicio de sus funciones. La COMISIÓN DE CONTROL estará compuesta por un máximo de 6 representantes, 3 miembros de entre las ENTIDADES PARTICIPANTES y 3 miembros del ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Uno de los miembros del ENCARGADO DEL TRATAMIENTO ostenta la posición de presidente de la COMISIÓN DE CONTROL, cuyo voto en caso de necesitarlo será doble. Por su parte, los representantes de las ENTIDADES PARTICIPANTES, o, en su caso, las personas que les deban de suplir cuando éstas no se encuentren disponibles, se designarán entre las primeras entidades que se hayan incorporado al FICHERO LUMINATE durante el primer periodo. Los siguientes periodos, se designarán dichos representantes de entre las ENTIDADES PARTICIPANTES que tengan un mayor volumen solicitudes de operaciones informadas al FICHERO LUMINATE, tomando como referencia los 12 últimos meses al periodo de elección. Dicha designación será comunicada por el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO a las ENTIDADES PARTICIPANTES afectadas a fin de que éstas comuniquen a la COMISIÓN DE CONTROL, en un periodo máximo de 10 días, a sus representantes y sustitutos. El mandato de los miembros de la COMISIÓN DE CONTROL será por un periodo de dos años, pudiendo ser reelegidos por períodos de igual duración.

• 14.2. Competencias y funciones: Corresponden a la COMISIÓN DE CONTROL las competencias que a continuación se relacionan:

  1. Velar por el buen uso del FICHERO LUMINATE y el cumplimiento de las estipulaciones establecidas en las Normas de Funcionamiento.

  2. Establecer directrices y comunicarlas a las ENTIDADES PARTICIPANTES para el correcto funcionamiento del FICHERO LUMINATE.

  3. Controlar el cumplimiento de las normas de funcionamiento y transmisión de datos de las ENTIDADES PARTICIPANTES, así como los requerimientos de información que pudieran derivarse de los derechos ejercitados por los interesados.

  4. Recabar información de las ENTIDADES PARTICIPANTES sobre el funcionamiento del FICHERO LUMINATE y del servicio vinculado al FICHERO LUMINATE, así como las anomalías, dudas y sugerencias que sobre el mismo puedan realizarse, con el fin de poder en su caso mejorar el FICHERO LUMINATE.

  5. Resolver, a solicitud del INTERESADO, las controversias surgidas entre éste y la ENTIDAD PARTICIPANTE, y entre el INTERESADO y el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, en los términos y plazos establecidos en las Normas de Funcionamiento.

  6. Elaborar informes con la calificación de las infracciones que se produzcan por el incumplimiento de las Normas de Funcionamiento de las ENTIDADES PARTICIPANTES, así como la propuesta de sanción a que pudieran lugar.

  7. Análisis de la aportación de información de las ENTIDADES PARTICIPANTES en el FICHERO LUMINATE y elaborar informes motivados a fin de proponer medidas sancionadoras que correspondan y que pueden llegar hasta la expulsión de una ENTIDAD PARTICIPANTE por falta de cumplimiento de las obligaciones establecidas en las Normas de Funcionamiento.

  8. Elaborar informes al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO a fin de que éste decida los cambios o modificaciones que deban realizarse en las presentes Normas de Funcionamiento.

  9. Análisis previo de la participación de nuevas ENTIDADES PARTICIPANTES en el FICHERO LUMINATE, para aprobar la entrada o en su caso vetar a las entidades solicitantes en la participación en este FICHERO LUMINATE cuando las mismas no contribuyan al cumplimiento de los objetivos y finalidades del mismo. La decisión de veto se adoptará en el seno de la COMISIÓN DE CONTROL. La COMISIÓN DE CONTROL comunicará, motivadamente y por escrito las causas que dan lugar a la improcedencia de participación en el FICHERO LUMINATE a la entidad solicitante.

  10. Realizar auditorías periódicas sobre el cumplimiento de las NORMAS de funcionamiento del FICHERO LUMINATE.

ARTÍCULO 15: RÉGIMEN SANCIONADOR

La COMISIÓN DE CONTROL intervendrá en todos los supuestos en que se ponga de manifiesto el incumplimiento de las NORMAS DEL FICHERO, pudiendo actuar bien a instancia de parte o bien de oficio. Corresponde a la COMISIÓN DE CONTROL elaborar los informes correspondientes con la calificación de los incumplimientos de las ENTIDADES PARTICIPANTES y la propuesta de sanción. En el seno de la COMISIÓN DE CONTROL se decidirán las sanciones que deberán ser adoptadas y comunicará su decisión motivadamente al responsable de la ENTIDAD PARTICIPANTE afectada.

• 15.1. Infracciones leves.

   

  1. El retraso injustificado de la entidad en la contestación a la solicitud de la operación instada por el solicitante.

  2. Ausencia de designación del COORDINADOR, así como la ausencia de persona que sustituya al mismo en sus periodos de ausencia.

  3. Retraso injustificado en la remisión de la información solicitada por la COMISIÓN DE CONTROL.

  Por las infracciones leves se apercibirá a la ENTIDAD PARTICIPANTE con el fin de que cese en la comisión de la infracción y se le comunicará el plazo en el que debe restablecer sus procedimientos y procesos al objeto de implantar los controles adecuados que eviten la reiteración en la comisión de la infracción. La COMISIÓN DE CONTROL podrá, en cualquier momento, requerir información de la ENTIDAD PARTICIPANTE y realizar el seguimiento que considere oportuno con el fin de velar por el buen funcionamiento del FICHERO LUMINATE.

• 15.2. Infracciones graves.

   

  1. Mantener información desactualizada en el FICHERO LUMINATE.

  2. Ausencia no motivada en la aportación de información o retraso injustificado en la remisión de la misma.

  3. No custodiar la información $y/o$ documentación mencionada en las presentes Normas de Funcionamiento.

  4. No remitir a la COMISIÓN DE CONTROL la información solicitada.

  5. La reiteración en la comisión de infracciones leves.

  Por las infracciones graves se impondrá la suspensión de la utilización del FICHERO por un periodo de hasta seis (6) meses. Dicho periodo podrá ser prorrogado o disminuido, por acuerdo de la COMISIÓN DE CONTROL a instancias del informe previamente realizado, en virtud de las medidas que, implantadas por la ENTIDAD PARTICIPANTE, eviten la comisión de las infracciones descritas o en virtud del resultado obtenido en el seguimiento efectuado por la COMISIÓN DE CONTROL.

• 15.3. Infracciones muy graves.

   

  1. Utilización de los datos para un fin distinto de los reflejados en las Normas de Funcionamiento.

  2. Remitir intencionadamente al FICHERO información no veraz.

  3. Facilitar los datos contenidos en el fichero a terceros ajenos al FICHERO LUMINATE.

  4. La reiteración en la comisión de infracciones graves.

  Por la infracción muy grave se impondrá la sanción de baja en el FICHERO LUMINATE por dos (2) años. Si el incumplimiento fuera susceptible de constituir una infracción de la normativa de protección de datos, la COMISIÓN pondrá los hechos en conocimiento del Consejo de Administración del ENCARGADO DEL TRATAMIENTO y de las ENTIDADES PARTICIPANTES, como órganos competentes para decidir y, en su caso seguir, la resolución de la infracción. Mediante acuerdo en el seno de la COMISIÓN DE CONTROL, y atendiendo a la gravedad de la infracción podrá expulsar a la ENTIDAD PARTICIPANTE, que deberá ser dada de baja de forma inmediata del FICHERO.

ARTÍCULO 16: BAJA DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES

En el caso de que la ENTIDAD PARTICIPANTE cause baja del FICHERO LUMINATE, por cualquier motivo, se procederá a cancelar la información aportada por la misma.

La cancelación, en cualquiera de los supuestos señalados en las Normas de Funcionamiento, supondrá el bloqueo de la información aportada por la ENTIDAD PARTICIPANTE, almacenándose con las adecuadas medidas de seguridad por parte del ENCARGADO DEL TRATAMIENTO durante el periodo de 4 años desde la fecha de la cancelación y se conservará para la depuración de cualquier responsabilidad nacida del tratamiento de la misma.